こんにちは！新入社員の川嵜塔也です。
今回のブログでは、4月から6月にかけての約3ヶ月間に及んで行われた、新人研修の1つでもあるOJTについて書いてきます。「そもそもOJTとは何か」というところから皆様にお伝えしていこうと思います。
OJTとは、「On-the-Job Training」の略語であり、職場での実践を通じて業務知識を身につける育成手法のことです。OJTでは主に、新入社員や中途社員を対象として実施されています。
経験豊富な職場の上司や先輩方が、実際の業務を題材にして、若手社員や後輩に知識や技術を伝えていきます。研修やマニュアルだけで学んでいくよりも、実践に繋がる知識・スキルを身につけることができるのが大きな特長です。
現在、多くの企業がOJTによる指導を導入していますが、「ジョイゾーでのOJTはどのようなものか」私がOJTを通して感じたことをお伝えしていこうと思います。
ジョイゾーでのOJTは、3日間ごと、7人の先輩方から実際の業務内容について教えていただきました。OJTでは新入社員1人に対して、1人の先輩がつき、コミュニケーションを取る機会が多く先輩方の人柄を知ることができました。入社2年目の先輩方もOJT担当として参加してくださったので、分からないところや不安に思っているところなどを話しやすかったと思います。私がジョイゾーのOJTを実際に受けてみて、3つのメリットを感じました。
それでは、これら3つのメリットをなぜ感じたのか、ジョイゾーのOJT研修の具体的な内容をこれからお伝えしていきたいと思います。
まず初めに、広報を担当している小渡さんです。
小渡さんは、今年で入社4年目になり、ジョイゾーの新卒社員の第1号だそうです！
どんな質問をしても丁寧に教えてくださるので、3日間の中でたくさんのことを学び、吸収していくことができました。広報での仕事内容については、イメージしにくい部分が少しあったので、OJTで学ぶことができてよかったと感じていますし、これからの新人セミナー企画や運営をする際にも必要となってくる知識や作業というのが多くありました。
主な仕事内容としては、プレスリリース、メディアリサーチ、Twitterの投稿、動画配信などがあります。また、動画配信をするための撮影スタジオがあるのですが、配信する際の機材を準備する業務も一緒に作業をさせていただきました。今回は、広報の業務内容の中でも意外だった「スナックJOYZOの準備」のお話について書いていこうと思います。
広報のお仕事というと、記事などを出して外部への企業認知をしていると想像していたのですが、スナックJOYZOという自社のイベントの準備などもしていました。
「スナックJOYZO」とは、毎月第3金曜日に開催されるコミュニティイベントのことなのですが、その際の企画の準備として、kViewerというサービスを使いました。このkViewerを使用した目的としては、kintone内の情報を外部へ公開するためです。こちらのサービスを利用して、スナックジョイゾーの社外の方やkintoneのアカウントを持たない参加者の方に情報を見せていきました。
今回は、実際にkViewerというサービスを使用して、スナックJOYZOの事前アンケートの編集を行いました。インターンの際にもkViewerという言葉や機能については聞いていましたが、実際に触ったのは今回が初めてでした。「思っていたよりも設定をいじれるところが多いな」という印象で、「色々と設定を変えてみて自分好みにできるのが楽しいな」と思いました。
スナックJOYZOのようなイベントでもkintoneを使用していて、準備を手伝うだけでもとても勉強になることが多くあるなと思いました。イベントの企画のための準備も広報の仕事として行なっているとは知らなかったので、OJT期間で新しい発見をすることができてよかったです。
スナックJOYZOには、まだ参加することができていないので6月の「新人ナイト」には参加して、参加者の方々と早くお話をしたいなと思っています！
小渡さんのOJTでは、プレスリリースやメディアリサーチ、スタジオの機材の説明、Twitterの使い方など本当に様々なことを教えていただきました。これまで、広報の仕事といってもあまり内容をイメージができず、「なんとなく会社の名前を広めること」をしていると思っていたのですが、こんなことまでやっていたんだという気づきがたくさんありました。広報の活動は記事の作成からイベントの準備までと本当に業務の幅が広いなと思いました。また、外部に見てもらう文章を作成する機会が多かったので、言葉選びを慎重にしたり、間違った内容を記載しないようにするなど、ジョイゾーという企業を広め信頼性を高めていくために様々なことを考えて活動しているということを知ることができました。
田代さんが主に担当している仕事は、ジョイゾープラグインなどのお申し込みの関係の業務を担当しています。ジョイゾーでは、自社でプラグインを開発・販売していますが、それ以外にも他社のプラグインも扱っています。その扱っているライセンスを販売するという業務も田代さんが行っています。
田代さんのOJTでは、口頭での説明やパソコンの画面共有を見せるだけでなく、ホワイトボードに書いて説明をし、過去の田代さんが仕事内容についてまとめたメモなどを見せて頂きました。そのおかげで業務内容について理解しやすく、質問もしやすかったなと思います。田代さんは、メモを取るのがとても上手だなと感じたのでお手本にして、これからのOJTや日々の業務でメモをとっていこうと思います。
田代さんのOJTで初めてお客様に対してのメール対応を行いました。
ビジネスメールについてはMIJS研修で学んでいましたが、実際にお客様から届いたメールに返信をしていくには、臨機応変に対応をしていかなければいけなかったので難しいなと感じました。
kintoneのアカウント数の追加や、プラグインの契約のメール作成などをさせていただきました。メール対応の際はお客様に対して、失礼のないような文章を作成していきました。また、お客様がメールを見ただけで内容をしっかりと把握できるように、説明文や詳細部分まで書いた方が丁寧で、お客様からしても分かりやすいと教えていただきました。OJT期間中もそうですが、これからもメール対応をすることは必ずあるので、「いつでも丁寧で分かりやすいメールを送信する」ということを意識して、今後はメール作成をしていこうと思いました。
メール対応の他にも、御見積書の作成などを教えていただきました。金額のところで間違えてしまうと信用を失ってしまうなどリスクがあります。お客様に送付をする御見積書など金額に関係してくることは、少しでも不安だったら何度も確認していきます。これからの間違えがないように慎重に作業と確認をしていくことをこれからも意識していこうと思います。
また、「自分なりのタスク管理の仕方」を探してみると良いと教えて頂きました。これから配属をされてタスクが多くなってくると予定アプリに入れておくだけでは忘れてしまうことが出てくると思います。なので、紙や付箋に書いておくなどのタスク管理の仕方も様々あるので、自分に合ったタスク管理の仕方というのをOJT期間中に見つけていこうと思います。
中島さんは、主に総務の業務をしています。
少しでも私が困っていると、「大丈夫？」とすぐに声をかけてくれる優しくとても頼りになる存在です。総務での業務は、電話対応や請求書などの紙の管理など幅広く業務を行いました。「電話対応や請求書の管理では、昔に比べて少なくなっている」という話をお聞きしました。それでもかなりの量があったので、その量を正確に仕分けできるのは中島さんの丁寧な業務のあってこそのことと実感しました。
業務をしている最中に、優先度を上げて行う業務が突発的にくることもあり、すぐに作業に取り掛からないといけない場面もありました。なので、「優先順位をつけて仕事をする」ことを意識しながら取り組んでいきました。
中島さんのOJTでは、電話対応をしました。4月の初めのMIJS研修で、電話対応の仕方は一通り学んでいたのですが、実際に会社の電話が鳴りお客様の電話対応をするのはとても緊張しました。
また、電話が鳴ると早く出なければいけないと焦ってしまい、メモを取るのが遅れて、会社名かお名前のどちらかを忘れてしまうという失敗を何度かしてしまいました。緊張していて、正しい言葉使いをすることもできていなかったのではないかと思います。しかし、電話対応をする回数を重ねていくうちに、少しは落ち着きが出てきたようで、会社名やお名前を聞き逃してしまっても、聞き直すことや、クッション言葉を使うこともできるようになっていきました。
まだまだ電話対応に対しての苦手意識というものはありますが、「場数を踏めばだんだん緊張しないで対応をすることができるようになる」と教えていただきました。これからは、電話対応をする機会というのを逃さないように積極的に電話に出るようにし、経験を積んでいき電話対応への苦手意識というのを克服していこうと思います。
このOJT期間で、中島さんが普段どんな仕事をしているか知ることができました。総務の仕事は、電話対応やメール対応、請求書の管理や仕分け、備品の管理などなど本当にやることが多いです。やらなければいけない事がたくさんあるので、急いでやらなければいけないものと、後でもいいものなど優先順位をしっかりとつけて仕事を進めていくことが大切になってくるなと思いました。配属後にもこれは大事になってくることだと思うので、「優先順位をつけて仕事をする」という事ができるように意識をしていきます。
また、中島さんのOJTを通して私でも取り組めることがあるなと感じました。備品の管理や電球が切れた時など、自分で気がついたところがあれば報告をしていきたいと思います。また、一緒に作業ができる部分に関しては全て任せっきりにするのではなく、積極的に協力をしていくようにします。「やってくれて当たり前」だと思うのではなく働きやすい環境づくりをしてくださっている事にしっかりと感謝をしていこうと思います。
川岸さんは、先生を目指していたこともあるそうで、ジョイゾーの中でも教え方に定評がある先輩です。実際にOJT期間中には、キリのいいところでメモを取る時間を取ってくださったり、少し分からなさそうな顔をするともう一度説明をしてくださったりしてくださいました。どんな質問をしても、丁寧に教えてくださるので3日間のOJTで多くの学びを得ることができたと思います。来年以降、自分に後輩ができてOJTを担当することになったの時には、今回の川岸さんのOJTでのことを思い出してサポートをしていければいいなと思いました。
ジョイゾーではkintoneのプラグインの開発や販売をしています。そして、川岸さんの業務内容の一つとして、プラグインお問い合わせメールの対応があります。これからOJTで学んだプラグインのお問い合わせメールの対応についてお伝えしていきます。
お問い合わせメールに来る内容としては、主に、不具合や動作不良、設定の質問などです。お客様ごとに困っている内容や解決したいポイントが違ったりしてきます。
また、仕様によりお客様から頂いた内容に対して、解決策がなかった場合でも、「それはできません」で終わりではなく、「別の案で試してみてはいかがでしょうか」などすぐに代替案のようなものを提案していました。このようなことが出来るのは、「知識が豊富でお客様のことをきちんと考えてるから」だと思います。OJTを受けてこのように感じたので、お客様のことを第一に考えて、お問い合わせに回答するということが自分でもできるようにしたいです。そのために、今後のOJTや座学講習、日々の業務から様々な知識を学んでいき、さらに成長していきます。
川岸さんのOJTでは、はじめに「プラグインとは何か」を教えていただきました。これまでなんとなくの意味しか認識していませんでしたが、もう少し具体的な説明をしていただきました。プラグインのことはまだ知らないことが多くあるので、これからも勉強をしていきたいと思います。
また、実際にプラグインのお問い合わせメールの返信などをさせていただいて、普段の会話と変わらず、お客様の意図を正確に汲み取り、相手にどう分かりやすく伝えるかを意識をしながらメール文章作成をしました。メールの返信1つでお客様からの信頼を失ってしまう可能性もあると思います。なので、プラグインのお問い合わせメールに限らず、メールの返信をする際は、適切な言葉遣いなどを意識して、社会人として責任を持って対応をしなければいけないと学びました。
次回、「ジョイゾーならではのOJT研修の研修の魅力〜後編〜」ということで、今年から新しく始まった部署でのOJTについてを書いていくので、ぜひ後編もご覧ください！
kintoneを使った対面開発の魅力をご紹介するセミナーを開催します。
開催日時：2023年6月26日 14:00~15:45
対面開発の様子をライブデモで皆様に初公開します。
今年入社したばかりの新人2人が企画から運営まで行うセミナーです。
ご興味のある方は、ぜひご参加ください！
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